Aina rekisteriseloste

Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste AinaCom Oy

Rekisterinpitäjä

AinaCom Oy
Parolantie 104
13130 Hämeenlinna 
PL 94, 13131 Hämeenlinna

AinaCom vaihde: 075 755 2000
Tietosuojavastaava: Petri Regina
Sähköposti: tietosuoja@aina.fi

AinaCom Oy (Aina) sitoutuu kunnioittamaan ja turvaamaan asiakkaidensa yksityisyyden suojaa – se on tärkeä periaate Ainan liiketoiminnassa.

Tämän tietosuojaselosteen tehtävänä on kertoa:

  • Miten ja mitä henkilötietoja Aina kerää ja miten tietoja käsitellään
  • Miten Aina suojaa ja turvaa henkilötiedot
  • Kenelle Aina luovuttaa henkilötietoja
  • Kuinka kauan Aina säilyttää henkilötietoja
  • mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojen käsittelyn suhteen.

Aina noudattaa henkilötietojen käsittelyssä sovellettavaa EU:n ja Suomen lainsäädäntöä sekä viranomaisten antamia määräyksiä ja ohjeita.
Aina täydentää tätä tietosuojaselostetta palvelukuvauksissa ja yleisissä sopimusehdoissa. Palvelukuvaukset ovat saatavilla pyynnöstä ja yleiset sopimusehdot ovat saatavilla verkkosivullamme.

Aina voi muuttaa tai päivittää tätä tietosuojaselostetta. Uusin versio on löydettävissä Ainan verkkosivuilta.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Ainan keräämät henkilötiedot ovat aina asiallisesti perusteltuja ja liittyvät useimmiten asiakkaalla palvelusopimuksen perusteella käytössä oleviin Ainan palveluihin. Aina kerää henkilötietoja palvelusopimuksista, asiakkaan tekemistä tilauksista, asiakkaan Ainalle toimittamista tiedoista, palveluiden käyttämisen yhteydessä syntyvistä tiedoista tai kirjautumisista Ainan palveluihin.

Aina voi kerätä henkilötietoja mm. seuraavista lähteistä:

Henkilöltä itseltään: asioinnista Ainan kanssa ja yhteydenotoista, ostoista tai palvelutilauksista, palveluiden pääsyn hallinnasta (rekisteröitymiset ja kirjautumisen palveluihimme), käynneistä verkkosivuilla, uutiskirje- tai muista materiaalitilauksista, vastauksista kyselyihin ja tutkimuksiin. Lisäksi Ainan kanssa palvelusopimuksen tehnyt yritys luovuttaa henkilötietoja omista työntekijöistään.

Aina käsittelee lain sallimissa rajoissa esimerkiksi viestintäpalveluiden, verkkopalveluiden ja sovellusten käytön yhteydessä syntyviä tietoja.

Nimenomaisesti muista lähteistä saatuja tietoja, kuten muilta palveluntarjoajilta tai julkisesti saatavilla olevista rekistereistä esim. Suomen Asiakastiedolta.

MITÄ TIETOJA AINA VOI KÄSITELLÄ

Aina voi käsitellä seuraavia henkilötietoja ja viestinnän välitystietoja:

  • Henkilön nimi ja yhteystiedot, toivottu yhteydenpitotapa.
  • Henkilötunnus, jos se on tarpeen sopimuksen yksilöivänä tietona tai palveluiden siirtoa (esimerkiksi matkapuhelinnumeron siirtäminen) koskevissa tapauksista.
  • Pääsyn hallinnan Aina palveluihin, sivustoille ja käyttöliittymiin edellyttämät rekisteröitymisen, kirjautumisen ja tunnistautumisen yhteydessä kerättävät tiedot, kuten käyttäjätunnukset ja salasanat.
  • Ainan asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, jotka koskevat palvelua, tuotteita ja niiden käyttäjiä, laskutukseen, luotonvalvontaan ja maksamiseen liittyvät tiedot, pankkiyhteystiedot, asiointia koskevat tiedot (valtakirjat, valtuutukset) asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvät tallenteet (esimerkiksi puhelut, sähköpostit ja palvelupyynnöt asiakaspalvelujärjestelmään).
  • Viestintäpalveluiden ja muiden palveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot (esimerkiksi puhelut, viestit ja sähköpostit ja niitä koskevat välitystiedot, tieto viestinnän osapuolista, yhteyden tapahtuma-aika, tiedonsiirtoprotokolla, ja päätelaitetta koskeva tieto).
  • Evästeiden tms. avulla internet-selailun yhteydessä mahdollisesti kerättävät henkilötiedot.
  • Ainan järjestämiin tapahtumiin, kilpailuihin ja arvontoihin ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät tiedot.
  • Ainan suoramarkkinointiin liittyvät tiedot, luvat ja kiellot.

MIKSI TIETOJA KÄSITELLÄÄN

Aina käsittelee henkilötietoja oman liiketoimintansa harjoittamiseen ja toimintansa kehittämiseen.

Tavanomaisin peruste henkilötietojen käsittelylle on Ainan kanssa palveluista tehty sopimus. Aina käsittelee henkilö- ja välitystietoja viestintäpalveluiden osalta viestinnän välittämiseksi, palveluiden mahdollistamiseksi ja tietoturvasta huolehtimiseksi. Ainan palveluiden tarjoaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen edellyttää, että Aina käsittelee henkilötietoja asiakas- tai sopimussuhteen hallintaan, asiakkaiden tai käyttäjien tunnistamiseen, tilausten käsittelyyn ja toimittamiseen, laskuttamiseen, palvelun ja tuotteiden kehittämiseen, laadunvalvontaan, luotonvalvontaan, perintään, asiakaspalvelua ja viestintää varten, väärinkäytösten ja rikollisen toiminnan ehkäisemiseksi, tilastointia varten sekä erilaisten vika- ja häiriötilanteiden korjaamiseen ja reklamaatioiden käsittelyyn.

Aina voi käsitellä henkilötietoja myös oikeutettuun etuun perustuen.

Aina noudattaa liiketoiminnassaan lakisääteisiä velvoitteita, joihin perustuen Aina käsittelee henkilötietoja. Näitä ovat esimerkiksi kirjanpito, muut liiketoimintaa koskevat velvoitteet sekä erityisesti teletoimintaa koskevat viranomaisvaatimukset.

Aina käsittelee henkilötietoja myös henkilöiden suostumuksen perusteella.

Aina käsittelee kaikkia henkilötietoja vain määriteltyyn käyttötarkoitukseen ja sen vaatimassa laajuudessa.

Aina huolehtii palveluidensa tietoturvasta siten, että ne ovat mahdollisimman hyvin suojatut ja turvatut ulkopuoliselta tietoihin pääsyltä tai tietojen katoamiselta. Tietoturvan toteuttamiseksi Aina käyttää tarvittavia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun henkilötietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Aina huolehtii siitä että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Aina toivoo myös palveluidensa käyttäjien noudattavan huolellisesti palveluiden käyttöön liittyviä tietoturvaohjeita.

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Aina luovuttaa  henkilötietoja kolmansille osapuolille voimassa olevan lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa. Pääasiassa Aina luovuttaa tietoja toimivaltaisille viranomaisille (esimerkiksi Viestintävirasto, poliisi) ja alihankkijoille (sisältäen muut teleyritykset), jotka osallistuvat Ainan palveluiden tuottamiseen. Aina huolehtii alihankkijoiden tietojen käsittelystä, kuin omasta toiminnastaan ja vastaa asiakkailleen myös alihankkijoiden osalta tapahtuvasta tietojen käsittelystä.

Ainan alihankkijoina toimivat yritykset ovat pääsääntöisesti suomalaisia, tai  Euroopan Unionin alueella toimivia. Jos Aina siirtää tietoja EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle, Aina varmistaa sopimuksin, että siirrot toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Aina luovuttaa henkilötietoja (esimerkiksi nimi, puhelinnumero ja osoite) julkaistavaksi julkisissa yhteystietopalveluissa (sähköiset hakemistopalvelut tai puhelinluettelo) lain edellyttämällä tavalla. Asiakas voi kieltää tietojen julkaisun yhteystietopalveluissa.

Aina voi luovuttaa henkilötietoja liiketoimintajärjestelyjen yhteydessä (liiketoimintakaupat, sulautumiset yms. yritysten väliset järjestelyt).

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Aina säilyttää henkilötietoja lain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisesti. Tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen. Aina ei säilytä vanhentuneita tai toiminnan kannalta tarpeettomia tietoja. Tietoja säilytetään Ainan ja asiakkaan välisen sopimussuhteen voimassaoloajan ja palvelusopimuksen päättymisen jälkeen lakisääteisen ja palvelusopimukseen mahdollisesti liittyvien keskeneräisten asioiden hoitamisen edellyttämän ajan.

Pääsääntöisesti tietojen säilytysaika asiakassuhteen päättämisen jälkeen on 90 vuorokautta – 3 vuotta asiakassuhteen päättymisestä laskettuna.

Anonymisoidun tiedon säilyttämiseen ei kohdistu vastaavia rajoituksia.

OIKEUDET AINAN REKISTERÖIMIIN TIETOIHIN

Ainan rekisteröimällä henkilöllä on:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos edellisestä tarkastuspyynnöstä on kulunut vähemmän kuin kuusi kuukautta, Aina voi periä tarkastuspyynnöstä määrittämänsä maksun. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti Ainan tätä tarkoitusta varten laatimalla asiakirjalla. Löydät asiakirjan täältä pdf:nä.
  • Oikeus antaa ja peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus antaa tai peruuttaa suostumus milloin tahansa.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen ja puutteellisten tietojen täydentämiseen
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Oikeus tulla unohdetuksi, jolloin Aina poistaa tiedot tietosuoja-asetuksessa todettujen edellytysten täyttyessä.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Jos Aina toimii tämän tietosuojaselosteen tai voimassaolevan lain vastaisesti, rekisteröity voi reklamoida asiasta Ainalle (rekisterinpitäjän yhteystiedot yllä). Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, joka valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai Viestintävirastolle, joka valvoo välitystietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa.  

Henkilötietojen luovuttaminen saattaa olla edellytyksenä Ainan palveluiden käytölle. Tietojen luovuttaminen ei ole pakollista, mutta tällöin Aina ei välttämättä voi toteuttaa kaikkia palveluitaan tai palvelutoiminnallisuuksia.